Online Aufgabenmanagement für kleinere Teams, größere Abteilungen oder ganze Unternehmen.
Das Zusammenarbeiten mit mehreren Leuten, Kollegen oder Fremdfirmen in einem Team oder innerhalb der Abteilung führt immer wieder zu dem Problem der Koordination von zugeteilten Aufgaben. Wer muss, bzw. kann, welche Aufgaben in einem festgesetzten Zeitrahmen erledigen? Passt der Zeitaufwand in die Projektzeit? Häufig wird noch die „Pen & Paper“-Methode angewendet, die aber leider ein großes Manko mitbringt: Nur einer ist auf dem aktuellen Stand. Die Lösung findet sich, wie so oft, mit der passenden Software. Software für Aufgabenverwaltung bietet einen viel besseren, und vor allem gleichzeitigen, Überblick über die anstehenden Aufgaben für die einzelnen Mitarbeiter. Für perfektes Teamwork wird eine Lösung auf Cloud-Basis oder „on-premise“ benötigt, auf die alle Mitglieder Ihres Teams entsprechenden Zugriff haben. Dies kann die „Papier-und-Stift“-Methode nicht bieten. Einige Projektleiter, Abteilungsleiter oder Teamleiter versuchen auf eine Lösung mit Excel oder einer anderen Tabellenkalkulation zu setzen, scheitern aber an der Aktualität und der zwangsläufigen Daten-Duplikation.
Aufgabenmanagement und Projektverwaltung gehen Hand in Hand - wie z.B. mit der Aufgabenmanagement-Software von Raikosoft. Eine gesonderte Liste mit Aufgaben zu einem bestimmten Thema ist schon ein Projekt. Dies kann eine einfache Checkliste einfacher ToDo’s sein, oder aber eine Aufgabenliste mit gegliederten Unteraufgaben, bzw. Teilaufgaben. Eine vernünftige Lösung für Aufgabenverwaltung sollte daher folgende Funktionen berücksichtigen:
- Strukturierung von Aufgaben in einzelne Arbeitspakete
- Zuweisung von Aufgaben an bestimmte Mitarbeiter, Stichwort: delegieren
- Zeiterfassung pro Aufgabe und Mitarbeiter
- Verschiedene Ansichten wie bspw. ein Gantt-Diagramm, eine Fälligkeitsliste und eine Kalenderansicht
- Zukunftssicher: verwenden Sie eine webbasierte Software, der Zugriff auf die Daten kann online von überall erfolgen
- Mobilität: zusätzliche Apps erleichtern die Zusammenarbeit von unterwegs
Wünschenswert ist eine vollintegrierte Software, die auch die Komponente der Ressourcenplanung berücksichtigt. Mit Hilfe einer Software für die Ressourcenplanung können Sie die Auslastung Ihrer Mitarbeiter verfolgen. Haben bestimmte Mitarbeiter noch freie Kapazitäten, um weitere Aufgaben zuweisen zu können? Oder der umgekehrte Fall, sind die Mitarbeiter überlastet und können die zugeteilten Aufgaben aus Zeitmangel nicht erledigen und gefährden unter Umständen so das gesamte Projekt?
Weiterführende Links:
http://de.wikipedia.org/wiki/Projektmanagement
http://www.aktiv-verzeichnis.de/news/164705.html